Spesen: Definition, Arten und für 2024 geltende Pauschalen

Geschäftsreisen sind ein wesentlicher Bestandteil vieler Berufe und Unternehmen. Sie ermöglichen es Mitarbeitern und Unternehmern, wichtige geschäftliche Aufgaben außerhalb ihres gewohnten Arbeitsumfelds zu erledigen. Während Geschäftsreisen zweifellos Vorteile bieten, wie die Möglichkeit, neue Kunden zu gewinnen, bestehende Geschäftsbeziehungen zu pflegen oder an geschäftlichen Veranstaltungen teilzunehmen, sind sie auch mit verschiedenen Herausforderungen verbunden.

Eine erfolgreiche Geschäftsreise erfordert eine sorgfältige Planung und Organisation. Dies beinhaltet die Buchung von Transport und Unterkunft, die Erstellung eines klaren Reiseplans sowie die Berücksichtigung von Reisekosten und Spesen. Es ist entscheidend, diese Ausgaben ordnungsgemäß zu dokumentieren und gemäß den firmeninternen Richtlinien oder steuerlichen Vorschriften abzurechnen.

Darüber hinaus spielen Zeitmanagement und die Bewältigung von Jetlag eine wichtige Rolle, um die Effizienz und Produktivität während der Geschäftsreise zu gewährleisten. Die Fähigkeit, sich schnell an neue Umgebungen und kulturelle Unterschiede anzupassen, ist ebenfalls von Bedeutung, da Geschäftsreisen oft internationale Reisen umfassen.

Sind Arbeitnehmer oder Unternehmer unterwegs, fallen Spesen an. Sie werden über die Reisekostenabrechnung oder steuerlich geltend gemacht. Dabei müssen bestimmte Sätze und Pauschalen berücksichtigt werden.

Definition von Spesen Aktuelle Spesenpauschalen Arten von Spesen

Definition von Spesen

Mitarbeiter können, wenn sie auf Geschäftsreise sind, entstandene Mehrkosten als Spesen geltend machen. Dafür fertigen sie entweder eine Reisekostenabrechnung oder nutzen die Möglichkeit der steuerlichen Ansetzbarkeit. Als Spesen, die auch als Tagegeld bezeichnet werden, gelten alle Kosten, die für den Verpflegungsmehraufwand bei dienstlicher Auswärtstätigkeit anfallen.

Geschäftsreisende können sich diese Spesen von ihrem Arbeitgeber erstatten lassen, was mithilfe einer Spesenabrechnung geschieht. Dabei bekommen sie nicht alle Ausgaben erstattet, sondern nur die, die rein rechnerisch über einem bestimmten Betrag liegen. Dieser würde ohnehin anfallen, auch wenn die Mitarbeiter nicht unterwegs gewesen wären.

Als Spesen werden Fahrtkosten und Übernachtungskosten gerechnet, außerdem können weitere Nebenkosten anfallen. Wichtig ist, dass alle diese Kosten mit der beruflichen Tätigkeit in Zusammenhang stehen müssen. Wer sich unterwegs ein Buch kauft, weil das Warten auf den Zug etwas länger dauert, kann diese Ausgabe nicht auf die Spesenrechnung setzen – beruflich wäre das Buch nicht nötig gewesen.

Die rechtliche Regelung zu Reisekosten findet sich im Einkommenssteuergesetz und hier in § 9 Abs. 4a.

Arten von Spesen

Als Spesen können verschiedene Kostenarten infrage kommen.

Bei den Fahrtkosten entstehen vielleicht Kosten für die Nutzung des privaten Pkw, Flug- oder Bahnkosten.

Die Verpflegungskosten umfassen Speisen und Getränke.

Darüber hinaus können diese Spesen entstehen:

Kosten für die Unterbringung im Hotel, Motel, in der Pension oder Ferienwohnung
Parktickets und Portokosten
Eintrittskarten für Messen
Nebenkosten wie WC-Gebühren

Video: Arbeitnehmer aufgepasst: Spesen doppelt kassieren!

Aktuelle Spesenpauschalen

In Deutschland ist die Spesenabrechnung zwar über den Arbeitgeber möglich, dieser kann aber nicht freiweg über die Höhe der zu erstattenden Beträge entscheiden. Fixe Pauschalen gelten für alle Unternehmen und werden in jedem Jahr neu durch das Bundesfinanzministerium festgelegt. Unterschieden wird dabei zwischen zwei Pauschalenarten:

Kleine Spesenpauschale
Beruflich bedingte Reisen, die eine Maximaldauer von bis zu 24 Stunden haben, aber wenigstens acht Stunden lang dauern, werden über die kleine Spesenpauschale abgerechnet. Bei mehrtätigen Geschäftsreisen gelten jeweils der An- und Abreisetag als ein weiterer Tag. Für 2024 wurde ein fester Satz von 16 Euro als kleine Spesenpauschale festgelegt.
Große Spesenpauschale
Diese Pauschale greift, wenn die Dienstreise mindestens 24 Stunden dauert. Die Höhe der großen Spesenpauschale liegt für 2024 bei 32 Euro. Eine reine Übernachtung wird mit 20 Euro vergütet.

Ein Verpflegungsmehraufwand wird nicht gezahlt, wenn die Dienstreise weniger als acht Stunden gedauert hat. Außerdem sind die Spesenpauschalen nicht unbefristet geltend zu machen. Es gilt eine Frist von drei Monaten: Wenn der Arbeitnehmer länger als drei Monate an einem anderen Ort als seiner ersten Arbeitsstätte verbleibt, kann er keinen Anspruch auf Spesen mehr geltend machen.

Übernimmt der Arbeitgeber die Kosten für das Essen auf der Dienstreise, erfolgt ebenfalls eine Kürzung der Pauschale. Für 2024 wurde bei Übernahme der Frühstückskosten eine Kürzung von 6,40 Euro festgelegt. Für das übernommene Mittag- oder Abendessen gilt eine Kürzung von 12,80 Euro pro Mahlzeit.