Besprechungen sind ein notwendiges Instrument der Kommunikation, können jedoch schnell zu einer Zeit- und Energieverschwendung werden. Die BG ETEM hat hilfreiche Tipps entwickelt, um Besprechungen effektiver zu gestalten. Indem man die Notwendigkeit kritisch hinterfragt, klare Ziele definiert und den Ablauf gut plant, kann die Produktivität gesteigert und der Stress reduziert werden.
Effektive Meetings: Kosten minimieren, Nutzen maximieren!
Besprechungen sind unverzichtbar, ob im Besprechungsraum oder per Videokonferenz. Jedoch fühlen sich die Teilnehmer häufig gestresst und empfinden sie als kosten- und zeitintensiv. Der Grund dafür liegt darin, dass oft unklar ist, worum es in der Besprechung geht und welches Ziel erreicht werden soll. Während einer Videokonferenz werden oft parallel andere Aufgaben erledigt, was zu einer geringen Aufmerksamkeit führt. Die investierte Zeit wird im Nachhinein als verschwendet betrachtet, was zu Stress führen kann.
Um Zeit und Energie zu sparen, ist es empfehlenswert, regelmäßig zu überprüfen und zu verbessern, wie viele Besprechungen im Betrieb stattfinden und wie sie ablaufen. Die BG ETEM hat hilfreiche Tipps für diejenigen, die Meetings organisieren und leiten, um sowohl digitale als auch Präsenzbesprechungen effizienter und effektiver zu gestalten.
- Es ist ratsam, dass die Organisatoren regelmäßig die Notwendigkeit von Meetings in Frage stellen. Sollte das Thema nicht auch per E-Mail geklärt werden können? Oft sind ausführliche und genau terminierte Besprechungen nicht unbedingt erforderlich und Informationen können stattdessen schriftlich geteilt werden. Es ist ebenfalls wichtig zu überlegen, ob eine persönliche Präsenzveranstaltung, bei der Teilnehmer möglicherweise weite Anreisen haben, wirklich notwendig ist oder ob eine Videokonferenz ausreicht
- Um ein effektives Meeting zu gewährleisten, ist es wichtig, klare Ziele für die Besprechung zu definieren. Eine detaillierte Agenda und relevante Vorab-Informationen helfen den Teilnehmern, sich auf die Diskussion vorzubereiten und fördern den Austausch von konstruktiven Ideen und Lösungen
- Wenn es um gemeinsame Entscheidungen geht, sollten alle relevanten Personen eingeladen werden, um sicherzustellen, dass verschiedene Perspektiven und Expertisen einbezogen werden. Gleichzeitig ist es wichtig, die Liste der Eingeladenen kritisch zu überprüfen, um sicherzustellen, dass nur diejenigen teilnehmen, die einen direkten Beitrag leisten können. Es ist entscheidend, den Nicht-Eingeladenen zu erklären, dass ihre Abwesenheit nicht auf mangelnde Wertschätzung zurückzuführen ist, sondern darauf, dass ihre Teilnahme nicht erforderlich ist, um die Effizienz der Besprechung zu gewährleisten
- Um sicherzustellen, dass ein Meeting mit einer umfangreichen Tagesordnung produktiv verläuft, ist eine sorgfältige Planung des Ablaufs unerlässlich. Ein pünktlicher Start, eine klare Moderation und eine präzise Zeitplanung verhindern, dass sich die Teilnehmer an bestimmten Punkten verlieren und das Meeting unnötig in die Länge zieht
- Um sicherzustellen, dass die Ergebnisse einer Besprechung nicht verloren gehen, ist es ratsam, ein Protokoll zu erstellen und es allen Teilnehmern zur Verfügung zu stellen. Darüber hinaus sollten eventuelle Arbeitsaufträge klar kommuniziert und verteilt werden, um sicherzustellen, dass die besprochenen Punkte im Arbeitsalltag umgesetzt werden
Eine effektive Besprechung ist ein wertvolles Instrument, um Zeit zu sparen und die Produktivität zu steigern. Indem die Notwendigkeit von Meetings hinterfragt wird und klare Ziele definiert werden, können diese effizienter gestaltet werden. Eine gezielte Einladung der relevanten Personen und eine sorgfältige Planung des Ablaufs ermöglichen eine konstruktive Diskussion und eine effektive Nutzung der Arbeitszeit. Durch die Dokumentation der Ergebnisse und die Vergabe von konkreten Aufträgen wird sichergestellt, dass das Besprochene nicht im Arbeitsalltag verloren geht. Die Umsetzung dieser Tipps der BG ETEM führt zu weniger Stress und einer effektiveren Nutzung der Arbeitszeit.
Diese Maßnahmen bieten eine bedeutende Chance, die Kommunikation und Zusammenarbeit im Unternehmen zu verbessern und die Arbeitsabläufe effektiver zu gestalten. Meetings können zu wertvollen Plattformen für produktiven und zielgerichteten Austausch werden, anstatt Ressourcen zu verschwenden.
