Spesen: Definition, Arten und für 2024 geltende Pauschalen
Definition von Spesen
Mitarbeiter können, wenn sie auf Geschäftsreise sind, entstandene Mehrkosten als Spesen geltend machen. Dafür fertigen sie entweder eine Reisekostenabrechnung oder nutzen die Möglichkeit der steuerlichen Ansetzbarkeit. Als Spesen, die auch als Tagegeld bezeichnet werden, gelten alle Kosten, die für den Verpflegungsmehraufwand bei dienstlicher Auswärtstätigkeit anfallen.
Geschäftsreisende können sich diese Spesen von ihrem Arbeitgeber erstatten lassen, was mithilfe einer Spesenabrechnung geschieht. Dabei bekommen sie nicht alle Ausgaben erstattet, sondern nur die, die rein rechnerisch über einem bestimmten Betrag liegen. Dieser würde ohnehin anfallen, auch wenn die Mitarbeiter nicht unterwegs gewesen wären.
Als Spesen werden Fahrtkosten und Übernachtungskosten gerechnet, außerdem können weitere Nebenkosten anfallen. Wichtig ist, dass alle diese Kosten mit der beruflichen Tätigkeit in Zusammenhang stehen müssen. Wer sich unterwegs ein Buch kauft, weil das Warten auf den Zug etwas länger dauert, kann diese Ausgabe nicht auf die Spesenrechnung setzen – beruflich wäre das Buch nicht nötig gewesen.
Die rechtliche Regelung zu Reisekosten findet sich im Einkommenssteuergesetz und hier in § 9 Abs. 4a.
- Kosten für die Unterbringung im Hotel, Motel, in der Pension oder Ferienwohnung
- Parktickets und Portokosten
- Eintrittskarten für Messen
- Nebenkosten wie WC-Gebühren
Video: Arbeitnehmer aufgepasst: Spesen doppelt kassieren!
Aktuelle Spesenpauschalen
In Deutschland ist die Spesenabrechnung zwar über den Arbeitgeber möglich, dieser kann aber nicht freiweg über die Höhe der zu erstattenden Beträge entscheiden. Fixe Pauschalen gelten für alle Unternehmen und werden in jedem Jahr neu durch das Bundesfinanzministerium festgelegt. Unterschieden wird dabei zwischen zwei Pauschalenarten:
- Kleine Spesenpauschale
Beruflich bedingte Reisen, die eine Maximaldauer von bis zu 24 Stunden haben, aber wenigstens acht Stunden lang dauern, werden über die kleine Spesenpauschale abgerechnet. Bei mehrtätigen Geschäftsreisen gelten jeweils der An- und Abreisetag als ein weiterer Tag. Für 2024 wurde ein fester Satz von 16 Euro als kleine Spesenpauschale festgelegt. - Große Spesenpauschale
Diese Pauschale greift, wenn die Dienstreise mindestens 24 Stunden dauert. Die Höhe der großen Spesenpauschale liegt für 2024 bei 32 Euro. Eine reine Übernachtung wird mit 20 Euro vergütet.
Ein Verpflegungsmehraufwand wird nicht gezahlt, wenn die Dienstreise weniger als acht Stunden gedauert hat. Außerdem sind die Spesenpauschalen nicht unbefristet geltend zu machen. Es gilt eine Frist von drei Monaten: Wenn der Arbeitnehmer länger als drei Monate an einem anderen Ort als seiner ersten Arbeitsstätte verbleibt, kann er keinen Anspruch auf Spesen mehr geltend machen.
Übernimmt der Arbeitgeber die Kosten für das Essen auf der Dienstreise, erfolgt ebenfalls eine Kürzung der Pauschale. Für 2024 wurde bei Übernahme der Frühstückskosten eine Kürzung von 6,40 Euro festgelegt. Für das übernommene Mittag- oder Abendessen gilt eine Kürzung von 12,80 Euro pro Mahlzeit.
